Sprawdź brytyjską spółkę, zanim podpiszesz umowę
Przy kontrahencie z Wielkiej Brytanii nie sprawdzisz go w KRS ani na białej liście — te rejestry go nie prowadzą. Dane są w Companies House, po angielsku i w kilku osobnych sekcjach. Zbieramy je w jeden dokument po polsku, z datą sprawdzenia, którą możesz dołączyć do dokumentacji transakcji.
Płacisz brytyjskiej spółce za licencje, odsetki lub usługi niematerialne?
Od 1 stycznia 2019 r. płatnik, który stosuje zwolnienie albo obniżoną stawkę podatku u źródła, ma ustawowy obowiązek dochowania należytej staranności. Trzeba między innymi ustalić, czy odbiorca należności jest jej rzeczywistym właścicielem oraz czy prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby.
Jako podstawę weryfikacji wskazuje się publicznie dostępne dane — wyciągi z rejestrów handlowych i sprawozdania finansowe. To jest zakres naszego raportu.
Konsekwencja zaniedbania jest wymierna: odpowiedzialność za cały niepobrany podatek z odsetkami oraz dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 10 procent.
Co rząd zaleca przy zagranicznym kontrahencie
Rządowy portal biznes.gov.pl zaleca, by przed zawarciem transakcji z nieznaną zagraniczną firmą ustalić między innymi, czy figuruje ona w rejestrze firm obowiązującym w danym kraju. Jako drogi pozyskania danych wymienia zarówno źródła bezpłatne, jak i odpłatne — izby gospodarcze oraz międzynarodowe wywiadownie gospodarcze.
Dla porządku: metodyka Ministerstwa Finansów dotycząca należytej staranności odnosi się, zgodnie z tytułem, do nabywców towarów w transakcjach krajowych, więc przy kontrahencie zagranicznym nie stanowi gotowej listy wymogów. Wskazywane w niej elementy pozostają jednak sensowną praktyką — w szczególności sprawdzenie, czy siedziba odpowiada rodzajowi i skali działalności oraz kto jest umocowany do reprezentowania kontrahenta.
Rządowy portal odsyła też do bezpłatnego portalu e-Sprawiedliwość Komisji Europejskiej. Warto wiedzieć, że po Brexicie nie obejmuje on Wielkiej Brytanii — brytyjskich spółek nie sprawdzisz tam w ogóle.
Spółka, która formalnie istnieje, nie zawsze jest wiarygodna
Sam wpis w rejestrze mówi, że podmiot został zarejestrowany — nie mówi, w jakiej jest kondycji. W Companies House widać jednak sygnały, które warto sprawdzić przed podpisaniem umowy: czy spółka nie jest w trakcie wykreślania, czy składa sprawozdania w terminie, jakie obciążenia ciążą na jej majątku i kto realnie ją kontroluje.
Te informacje są jawne, ale rozproszone po kilku sekcjach rejestru i dostępne wyłącznie po angielsku, w terminologii, która nie ma polskich odpowiedników. Zbieramy je w jeden dokument i wyjaśniamy pojęcia.
Co zawiera raport
- Status spółkiaktywna, w likwidacji, w trakcie wykreślania
- Reprezentacjakto jest umocowany do działania w imieniu spółki
- Osoby o znaczącej kontroliPSC — kto realnie kontroluje podmiot
- Sprawozdania finansoweskala działalności i terminowość składania
- Obciążenia i zastawyzarejestrowane obciążenia na majątku
- Data sprawdzeniadokument z datą pobrania danych
Jak to działa
- 1Wpisujesz nazwę albo numer rejestrowy brytyjskiej spółki
- 2Pobierasz raport w formacie PDF, po polsku, z datą sprawdzenia
- 3Dołączasz go do dokumentacji transakcji
Najczęstsze pytania
Nie. Krajowy Rejestr Sądowy prowadzi wyłącznie podmioty polskie, a wykaz podatników VAT obejmuje polskich podatników. Brytyjska spółka nie figuruje w żadnym z nich — jej dane prowadzi Companies House.
Nie i nie taka jest jego rola. Warunki stosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów są określone odrębnie i obejmują między innymi weryfikację numeru VAT UE kontrahenta oraz dokumentację potwierdzającą wywóz towaru. Raport rejestrowy tych wymogów nie zastępuje. Po Brexicie transakcje z Wielką Brytanią co do zasady nie są zresztą dostawą wewnątrzwspólnotową.
Podstawowe dane są publicznie dostępne w rejestrze brytyjskim. Płacą Państwo za zebranie ich z kilku sekcji w jeden dokument, przełożenie terminologii na polski i opatrzenie datą sprawdzenia. Przy jednej spółce oszczędność czasu jest niewielka, przy regularnej weryfikacji kontrahentów — zauważalna.
Szerzej o podstawie prawnej piszemy w poradniku: Firma w Anglii — przewodnik po współpracy i weryfikacji
Raport zawiera dane z publicznego rejestru Companies House wraz z datą ich pobrania. Nie jest opinią prawną ani podatkową, nie jest tłumaczeniem przysięgłym i nie stanowi oceny wiarygodności kredytowej kontrahenta. Nie zastępuje certyfikatu rezydencji ani dokumentacji wymaganej dla stawki 0% przy dostawie wewnątrzwspólnotowej. Przywołane przepisy podajemy dla orientacji — w sprawach wątpliwych rozstrzyga treść ustawy i indywidualna ocena prawna lub podatkowa.